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Do you have what it takes to detect fuel card fraud?

Monday, July 26, 2021

By: Jaime Bowden, Corporate Marketing Communications

While there’s no controlling the constantly fluctuating cost of fuel, fleet managers and drivers play an important role in controlling and reducing fuel card fraud. 

Fuel pumps

Fleet Manager Tips

By following these tips and best practices, fleet managers can reduce the chance of fuel card fraud. 

  • Review all transactional data for accuracy. 

  • Leverage Element’s online fleet reporting tools by setting up customized and scheduled reports in Xcelerate. 

  • Safeguard fleet fuel cards by implementing controls such as: 

    • Establishing a card log system and frequently checking inventory; 

    • Performing audits to ensure PINs are unique and there are no active PINs for former employees; 

    • Checking and confirming the correct card is kept with its assigned vehicle; 

    • Providing fraud awareness sessions with drivers; and 

    • Collecting and destroying old or damaged fuel cards. 

  • Report cards at risk by canceling compromised, lost or stolen cards immediately. 

  • Take action! If fraudulent transactions are detected, terminate the suspected card immediately and submit a dispute with WEX* within 60 days of the transaction date.

*Per the Element Fuel Addendum, the client is liable for all charges including those suspected of fraud. 

 

Driver Tips

As more drivers hit the road for both work and leisure post-pandemic, fuel fraud is on the rise. These tips and best practices can help prevent compromised fuel cards. 

  • Memorize your fuel card PIN and never keep your PIN or other information with the fuel card that may compromise its security; 

  • Protect PIN entry from the view of fuel station attendants and store customers and never leave your card unattended; 

  • Enter odometer reading accurately and do not use your PIN for this reading; 

  • Verify the purchase information is correct prior to signing for the sale when the purchse is made inside the station and on the receipt at the pump; and 

  • Report lost or stolen cards immediately to your fleet manager or supervisor, or on the Xcelerate for Drivers mobile app. 

Element representatives are here to ensure you have the resources to help protect your fleet fuel program. Learn more about Element’s Fleet Fuel Management program.

 

 

Conseils à l’intention des directeurs de parc 

En suivant ces conseils et ces pratiques exemplaires, les directeurs de parc peuvent réduire les risques de fraude liée aux cartes pour l’achat de carburant.

  • Vérifiez l’exactitude de toutes les données relatives aux transactions. 

  • Tirez parti des outils en ligne relatifs aux rapports de parc d’Element en établissant des rapports personnalisés et programmés dans Xcelerate.

  • Protégez les cartes pour l’achat de carburant du parc en mettant en place les contrôles suivants : 

    • Établissez un système de suivi des cartes et vérifiez fréquemment l’inventaire; 

    • Effectuez des audits afin de vous assurer que les NIP sont uniques et qu’il n’y a pas de NIP actifs pour d’anciens employés; 

    • Vérifiez et confirmez que la bonne carte est conservée avec le véhicule qui lui est attribué; 

    • Organisez des séances de sensibilisation à la fraude avec les conducteurs; 

    • Récupérez et détruisez les cartes pour l’achat de carburant anciennes ou endommagées. 

  • Signalez les cartes à risque en annulant immédiatement les cartes compromises, perdues ou volées. 

  • Prenez les mesures qui s’imposent! Si des transactions frauduleuses sont détectées, annulez immédiatement la carte en cause et soumettez un litige à WEX* dans les 60 jours suivant la date de l’opération.  

* Selon l’addenda relatif au carburant d’Element, le client est responsable de tous les frais, y compris ceux qui sont soupçonnés être frauduleux. 

Conseils à l’intention des conducteurs

La fraude liée au carburant est en hausse alors que de plus en plus de conducteurs prennent la route pour le travail et les loisirs après la pandémie. Ces conseils et ces pratiques exemplaires peuvent aider à prévenir les fraudes liées aux cartes pour l’achat de carburant.

  • Mémorisez le NIP de votre carte pour l’achat de carburant et ne conservez jamais votre NIP ou tout autre renseignement avec la carte pour l’achat de carburant qui pourrait compromettre sa sécurité;
  • Cachez le clavier de saisie de votre NIP des préposés de la station-service et des clients, et ne laissez jamais votre carte sans surveillance;
  • Saisissez le relevé du compteur kilométrique de manière précise et n’utilisez pas votre NIP pour ce relevé;
  • Vérifiez l’exactitude des renseignements relatifs à l’achat avant de signer la vente lorsque l’achat est réalisé à l’intérieur de la station-service et sur le reçu à la pompe;
  • Signalez immédiatement la perte ou le vol de cartes à votre directeur de parc, à votre superviseur, ou au moyen de l’application mobile Xcelerate for Drivers.

Les représentants d’Element sont là pour s’assurer que vous disposez des ressources pour aider à protéger le programme de carburant de parc. Apprenez-en davantage sur le programme de gestion des achats de carburant du parc de véhicules d’Element.

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